Whistleblowing

Whistleblowing-verfahren Selecta S.p.A.

Das Whistleblowing-Verfahren ist ein Instrument, das Selecta zum Schutz seiner Mitarbeiter und Dritter eingeführt hat und über das Meldungen vertraulich gemacht werden können.

Selecta S.p.A. (im Folgenden auch „Selecta“ oder „Gesellschaft“) hat einen Ethik-Kodex verabschiedet, mit dem sie die im Rahmen ihrer Geschäfts- und Unternehmenstätigkeit eingegangenen Verpflichtungen und Zuständigkeiten formalisieren will.

Die Gesellschaft hat daher im Einklang mit den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 179 vom 30. November 2017 über „Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern, die Straftaten oder Unregelmäßigkeiten melden, von denen sie im Rahmen eines öffentlichen oder privaten Arbeitsverhältnisses Kenntnis erhalten“ und den geltenden Best Practice zur Verhinderung von Straftaten dieses „Whistleblowing“-Verfahren (im Folgenden auch „Verfahren“) für den Umgang mit Hinweisen innerhalb als auch außerhalb von Selecta eingeführt.

Darüber hinaus hat die Gesellschaft das Verfahren eingeführt, um die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern bei der Bearbeitung des Hinweises sicherzustellen

Die Identität des Hinweisgebers darf in der Regel nur mit dessen Einwilligung offengelegt werden, es sei denn, die Einwilligung ist zum Schutz des Rechts des Hinweisgebers auf Verteidigung nach geltendem Recht nicht erforderlich.

Das Verfahren beschreibt im Folgenden die Modalitäten für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und/oder rechtswidrigem Verhalten, unabhängig davon, ob sie/es durch eine Handlung oder ein Unterlassen begangen wurde(n), die einen – auch nur vermuteten – Verstoß gegen die im Ethik-Kodex verankerten Grundsätze sowie gegen die diesbezüglichen Unternehmensrichtlinien und -vorschriften darstellen, die zu Betrug oder zu einer – auch nur potenziellen – Schädigung von Kollegen, Aktionären und interessierten Parteien (Stakeholdern) führen können oder die Handlungen darstellen, die den Interessen und dem Ruf von Selecta schaden oder rechtswidrig sind.

Alle personenbezogenen Daten werden im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht (d.h. der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), der gesetzesvertretenden Verordnung Nr. 196/2003, der gesetzesvertretenden Verordnung Nr. 101/2018 sowie allen anderen in Italien geltenden Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich der Bestimmungen des Datenschutzbeauftragten zum Schutz personenbezogener Daten) und unter vollständiger Wahrung der Rechte und Freiheiten und unter voller Achtung der Grundrechte und -freiheiten verarbeitet,

insbesondere im Hinblick auf die Vertraulichkeit der Identität der betroffenen Personen und die Sicherheit der Verarbeitung selbst.

Identifizierte Personen, wie nachstehend angegeben, können Folgendes melden:

  • offenkundige oder mutmaßliche Verstöße gegen die Bestimmungen des von der Gesellschaft verabschiedeten Ethik-Kodexes;
  • Tatsachen oder Verhaltensweisen, die einen der im Ethik-Kodex genannten Straftatbestände oder unangemessene Verhaltensweisen beinhalten oder sogar potenziell beinhalten könnten;
  • Handlungen, Risiken und Verhaltensweisen, die nicht mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen oder Geschäftsprozessen übereinstimmen und die Selecta einen wirtschaftlichen Schaden zufügen oder ihren Ruf schädigen können.

Hinweise mit anderem Inhalt als dem oben genannten sind nicht zulässig.

Die Hinweise müssen stets nach Treu und Glauben erfolgen, gut begründet und klar sein und sich auf präzise und übereinstimmende Tatsachen stützen.

Vor diesem Hintergrund ist der Hinweisgeber verpflichtet:

  • Angaben zu seiner Person unter Angabe seiner beruflichen Qualifikation oder Position zu machen;
  • eine vollständige Beschreibung des Sachverhalts, der Gegenstand des Hinweises ist, vorzunehmen;
  • das Datum und den Ort anzugeben, an dem sich der Vorfall, der Gegenstand des Hinweises ist, ereignet hat;
  • die Person(en) anzugeben, die für den/die Verstoß/Verstöße verantwortlich sein soll(en), sowie jede andere Person, die daran beteiligt ist und/oder den Sachverhalt melden kann;
  • die Tatsachen zu beschreiben, die den Sachverhalt, der Gegenstand des Hinweises ist, umschreiben können;
  • alle relevanten Dokumente zur Untermauerung des Hinweises beizufügen;
  • alle Tatsachen anzugeben, die für die Rekonstruktion des Sachverhalts und die Prüfung der Begründetheit des Hinweises zweckdienlich sind.

Anonyme Berichte, d. h. solche ohne Angaben, die eine Identifizierung ihres Verfassers ermöglichen, sind zu berücksichtigen, sofern sie gemäß den im Verfahren festgelegten Modalitäten eingereicht werden, hinreichend begründet sind, eine Fülle von Einzelheiten enthalten und geeignet sind, Tatsachen oder Situationen in Bezug auf bestimmte Zusammenhänge aufzuzeigen.

Folgende Personen können Hinweise geben:

  • Mitglieder der Gesellschaftsorgane (Hauptversammlung, Vorstand, Aufsichtsrat usw.);
  • Angestellte und Mitarbeiter der Gesellschaft in verschiedenen Positionen;
  • Parteien außerhalb von Selecta (wie z.B. Lieferanten, Kunden und/oder Business Partners, Stakeholder(s).

Die Hinweise sind in Freitext und schriftlich über einen der folgenden alternativen Kanäle einzureichen:

  • per E-Mail an die folgende Adresse violazioni.selectaspa@gmail.com:
  • mit der Post an die folgende Adresse: SELECTA SPA – VIA DEL SAPERE 1 – 45030 OCCHIOBELLO (RO) – in einem verschlossenen und versiegelten Umschlag – zu Händen des Meldebeauftragten;
  • persönlich bei der dafür zuständigen Stelle der Gesellschaft – in einem verschlossenen und versiegelten Umschlag mit der Aufschrift „VERTRAULICH“ – zu Händen des Meldebeauftragten.

Diese Meldekanäle schützen im Einklang mit den Bestimmungen des oben genannten Gesetzes Nr. 179/2017 die Vertraulichkeit des Hinweisgebers und stellen sicher, dass die Person, die ihre Identität offenlegen möchte, entsprechend den Ausführungen in den folgenden Absätzen angemessenen Schutz erhält und von Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung verschont bleibt.

Die Hinweise, auf die in diesem Verfahren Bezug genommen werden, gehen beim Meldebeauftragten der Gesellschaft (im Folgenden auch der „Empfänger“) ein. Der Empfänger wird von Selecta ausdrücklich bestellt.

Der Empfänger behandelt den Hinweis nach den Grundsätzen der Vertraulichkeit und prüft ihre Gültigkeit in der nachstehend beschriebenen Weise.

Der Empfänger nimmt die Hinweise entgegen, prüft sie und ergreift alle für notwendig erachteten Maßnahmen zur Feststellung ihrer Begründetheit.

Der Empfänger trägt den eingegangene Hinweis in ein spezielles Hinweisregister (nachstehend auch „Register“) ein, das nur für den Empfänger eingerichtet und zugänglich ist.

Der Empfänger prüft den gemeldeten Sachverhalt und die (gegebenenfalls) erhaltenen Unterlagen und kann, sollte er es für die Prüfung der Begründetheit des Hinweises für angemessen halten:

  • mit dem Hinweisgeber Kontakt aufnehmen (sofern dieser nicht anonym ist) und ihn zu einem persönlichen und vertraulichen Gespräch vorladen, um etwaige Klarstellungen oder Ergänzungen vorzunehmen, die für zweckmäßig oder notwendig erachtet werden;
  • alle anderen Personen vorladen, die über den gemeldeten Sachverhalt berichten können;
  • alle weiteren Maßnahmen ergreifen, die er für die Prüfung des Hinweises für zweckmäßig erachtet.

Im Rahmen der Ermittlungen kann der Empfänger andere Abteilungen der Gesellschaft einbeziehen und gegebenenfalls auch externe Berater hinzuziehen. Die Mitglieder der zusammengesetzten Arbeitsgruppe, die an der Prüfung des Hinweises beteiligt sind, unterliegen denselben Vertraulichkeitsverpflichtungen und Aufgaben, denen auch der Empfänger unterliegt. Alle beteiligten Personen sehen, sollte auch nur ein potenzieller Interessenkonflikt bestehen, von der Bearbeitung des Hinweises ab.

Der Empfänger fertigt über alle Sitzungen im Zusammenhang mit der Ermittlungstätigkeit ein Protokoll an und verwahrt es.

Am Ende der oben beschriebenen Ermittlungsphase erstellt der Empfänger einen Bericht über die durchgeführten Tätigkeiten und benachrichtigt im Falle eines unbegründeten Hinweises unverzüglich den Hinweisgeber, wobei er das Verfahren abschließt und gleichzeitig den Hinweis mit dem entsprechenden Eintrag in das Hinweisregister und den Gründen für dessen Archivierung zu den Akten legt.

Erweist sich der Hinweis nach den durchgeführten Ermittlungen hingegen als begründet, informiert der Empfänger umgehend das geschäftsführende Vorstandsmitglied von Selecta und anschließend den Vorstand und den Aufsichtsrat und schlägt in Absprache mit dem geschäftsführenden Vorstandsmitglied einen Maßnahmenplan vor, der je nach Fall einen Bericht an die Justizbehörden sowie die mögliche Verhängung von Sanktionen gegen die gemeldete Person oder gegen die Personen, die als Urheber der gemeldeten rechtswidrigen Handlungen oder Verstöße gelten, umfassen kann.

Auch in diesem Fall erfasst der Empfänger im Register die mögliche Verhängung von Sanktionen gegen die gemeldete Person sowie die mögliche Einleitung eines Gerichtsverfahrens.

Es kann auch der Fall eintreten, dass sich ein Hinweis im Rahmen der Ermittlungen als offensichtlich unbegründet erweist und wahrscheinlich nur zu dem Zweck erfolgte, eine oder mehrere Personen oder die Gesellschaft in Misskredit zu bringen. In einem solchen Fall leitet der Empfänger im Einvernehmen mit Selecta, auch im Einklang mit der geltenden arbeitsrechtlichen Regelung und dem geltenden Tarifvertrag, ein Verfahren zur Verhängung von Sanktionen gegen den Verfasser des sich als unbegründet erweisenden Hinweises ein und ergreift alle Maßnahmen, die als am geeignetsten erachtet werden, wobei, sollten die Voraussetzungen vorliegen, eine mögliche Anzeige bei den zuständigen Justizbehörden nicht ausgeschlossen ist.

Der Empfänger fördert schließlich alle Maßnahmen, die für eine mögliche Anpassung des Ethik-Kodex und der Geschäftsprozesse im Hinblick auf die aufgetretenen Verstöße erforderlich sind. Jeder beim Empfänger eingegangene Hinweis ist nur dem Empfänger zugänglich, und die entsprechenden Daten werden nur für den Zeitraum verarbeitet, der für die Bearbeitung des Hinweises unbedingt erforderlich ist. Der Empfänger ist daher in jeder Phase des oben beschriebenen Prozesses für die sichere Aufbewahrung der erhaltenen Unterlagen verantwortlich und muss sie so archivieren, dass ihre Integrität und Vollständigkeit gewährleistet ist.

Insbesondere die Verarbeitung der Daten des Hinweisgebers und der gemeldeten Person erfolgt unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Daten werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, der für die Bearbeitung des Hinweises und zu diesem speziellen Zweck unbedingt erforderlich ist.

Der Empfänger garantiert die größtmögliche Vertraulichkeit des Hinweisgebers und schützt seine Identität.

Ausgenommen in Fällen, in denen die Vertraulichkeit gesetzlich nicht durchgesetzt werden kann, darf die Identität des Hinweisgebers ohne dessen Einwilligung niemandem bekannt gegeben werden.

Vorbehaltlich der oben genannten Ausnahmen sind daher der Empfänger und alle Personen, die den Hinweis erhalten haben oder an seiner Bearbeitung beteiligt sind, verpflichtet, die Vertraulichkeit des Hinweisgebers zu wahren und über die erhaltenen Informationen, die sie – auch indirekt – über den gemeldeten Sachverhalt erhalten, strengste Diskretion zu wahren.

Die Verletzung der Vertraulichkeitsverpflichtung führt, unbeschadet weiterer gesetzlich vorgesehener Haftungen, zu disziplinarischen Sanktionen.

Die Gesellschaft erlaubt und toleriert in keiner Weise Drohungen, Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung gegenüber Personen, die in gutem Glauben illegales oder nicht mit dem Ethik-Kodex und den darauf bezogenen Unternehmensrichtlinien konformes Verhalten melden.

Zu den Vergeltungs- oder diskriminierenden Maßnahmen gehören unter anderem ungerechtfertigte Disziplinarmaßnahmen, ungerechtfertigte Arbeitsplatz- oder Ortswechsel, Belästigung am Arbeitsplatz oder jede Art von Mobbing, die/das direkt oder indirekt mit dem Hinweis zusammenhängt und sich auf die Arbeitsbedingungen des Hinweisgebers auswirkt.

Der Hinweisgeber, der der Ansicht ist, aufgrund seines Hinweises Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierungen ausgesetzt zu sein, kann seinen Vorgesetzten informieren, damit dieser prüfen kann, ob ein normaler Zustand wiederhergestellt werden kann und um die Auswirkungen der Diskriminierung zu beseitigen, schließlich, ob die Voraussetzungen für die Einleitung eines Disziplinarverfahrens gegen den Urheber der Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierungen vorliegen.

Es liegt in der Verantwortung des Hinweisgebers, Hinweise – auch anonyme – in gutem Glauben und im Einklang mit den Bestimmungen des Verfahrens zu geben. Hinweise, die offenkundig unbegründet oder opportunistisch sind oder allein dem Zweck dienen, der gemeldeten Person zu schaden, werden nicht berücksichtigt und können mit Sanktionen oder Maßnahmen vor den zuständigen Justizbehörden geahndet werden.

Während der Ermittlungs- und Erfassungstätigkeit können die gemeldeten Personen in diese Tätigkeit einbezogen werden. In keinem Fall wird ein Sanktionsverfahren gegen sie eingeleitet, wenn keine konkreten Beweise für den Inhalt des Hinweises vorliegen. Mögliche Maßnahmen können auf der Grundlage der aus dem Hinweis selbst hervorgehenden sowie auf der Grundlage der ermittelten Beweise ergriffen werden.

Das Verfahren wird in regelmäßigen Abständen, mindestens alle zwei Jahre, in Abhängigkeit von den durchgeführten Maßnahmen überprüft.

Das Verfahren wird in allen seinen Teilen allen Betroffenen, dem Personal (Angestellte und Mitarbeiter) sowie allen Dritten, die von der Einhaltung der darin enthaltenen Bestimmungen betroffen sind, mitgeteilt, erläutert und bekannt gemacht.

Das Verfahren wird innerhalb der Unternehmensorganisation durch Veröffentlichung am schwarzen Brett und über das Intranet der Gesellschaft bekannt gemacht und umgesetzt.

Die Schulung des Personals erfolgt in computergestützter Weise oder durch geplante Kurse.